Coaching-Funnel-Kennzahlen für Coaches in der Schweiz

Sieben Zahlen vom ersten Kontakt bis zum zahlenden Kunden

Als Coach in der Schweiz misst du am besten diese Kette: Reichweite, Leads, qualifizierte Leads, gebuchte Gespräche, erschienene Gespräche, Abschlüsse und neuer Umsatz, später ergänzt durch die Kundenbindung. Jeder Wert steht für eine Stufe auf dem Weg zum Kunden, und das Verhältnis zweier benachbarter Stufen zeigt dir, wo Interessenten verloren gehen. Den Umsatz brauchst du ohnehin: Ab CHF 100'000 weltweitem Umsatz aus steuerbaren Leistungen wirst du MWST-pflichtig (ESTV, Grundsätze der Mehrwertsteuer).

Advencio, ein unabhängiger Wachstumspartner für Fitnesscoaches und Partner von Trainera, verwendet im Schritt Optimize genau diese Abfolge: Reichweite, Lead, qualifizierter Lead, Buchung, Erscheinen, Abschluss, Umsatz.

Mehr Leads lösen selten das eigentliche Problem

Wer nicht vom Fleck kommt, schaut meist nach oben in den Funnel: zu wenig Follower, zu wenig Anfragen. Häufig liegt das Loch aber weiter unten. Jemand fragt nach dem Preis, jemand will sich nochmals melden, und danach weiss niemand mehr, wo diese Personen geblieben sind.

Ohne Zahlen ist jede Massnahme ein Ratespiel. Advencio bringt es auf den Punkt: Sind die Leads nicht qualifiziert, erzeugen mehr Leads nur mehr Gespräche ohne Ergebnis. Und ein schwacher Verkaufsprozess verwandelt mehr Gespräche lediglich in mehr verpasste Abschlüsse.

Was in jede Stufe gehört

Die klare Definition zählt mehr als das Werkzeug. Halte für jede Stufe fest, was mitzählt, und bleib monatelang dabei.

1. Reichweite: relevante Personen, die im Zeitraum etwas von dir gesehen haben, zum Beispiel Profilbesuche oder Website-Besucher. Entscheide dich für eine Quelle. Likes zählen nicht.
2. Leads: wer einen klaren Schritt Richtung Coaching macht: Formular, Coaching-Anfrage, Lead-Magnet mit Kontaktangabe oder eine konkrete Frage zur Zusammenarbeit.
3. Qualifizierte Leads: Personen mit genau dem Problem, das du löst, die es jetzt angehen wollen und sich dein Angebot leisten können. Ein kurzer Fragebogen bringt das ans Licht.
4. Gebuchte Gespräche: qualifizierte Leads mit fixem Termin.
5. Erschienen: wer tatsächlich im Gespräch sass.
6. Abschlüsse: wer bezahlt hat. Eine Zusage ohne Zahlung zählt nicht.
7. Umsatz: neues Geld von diesen Kunden, getrennt von Verlängerungen.

Als achte Grösse kommt die Kundenbindung dazu: Wie viele zahlen nach einem, drei und sechs Monaten noch? Sie liegt hinter dem Verkauf, entscheidet aber, was ein Lead wert ist. Vertiefung im Beitrag über Kundenbindung für Coaches.

Die Quoten zwischen den Stufen

Absolute Zahlen zeigen dir das Volumen. Wo der Weg abbricht, siehst du erst an den Quoten. Jede vergleicht eine Stufe mit der vorherigen im gleichen Zeitraum:

• Lead-Quote: Leads ÷ Reichweite
• Qualifizierungsquote: qualifizierte Leads ÷ Leads
• Buchungsquote: gebuchte Gespräche ÷ qualifizierte Leads
• Erscheinungsquote: erschienen ÷ gebucht
• Abschlussquote: Abschlüsse ÷ erschienen
• Umsatz pro Gespräch: neuer Umsatz ÷ erschienen
• Bindung nach 3 Monaten: Kunden, die noch zahlen ÷ Kunden, die vor 3 Monaten gestartet sind

Beispiel (frei erfunden): Eine Coachin in Bern hat im Monat 40 Leads, davon 20 qualifiziert, 10 gebucht, 7 erschienen und 2 Abschlüsse zu je CHF 1'200 für ein Dreimonatsprogramm. Das ergibt 50 % Qualifizierung, 50 % Buchung, 70 % Erscheinen, rund 29 % Abschluss und etwa CHF 343 Umsatz pro geführtem Gespräch. Das sind keine Zielwerte, nur die Art Zahlen, die in deiner Tabelle stehen werden.

Gerade der Umsatz pro Gespräch wird oft übersehen. Er sagt dir, was eine Stunde Verkaufsgespräch wert ist, und hilft bei der Frage, ob die nächste Stunde besser in Content, Follow-up oder dein Angebot fliesst.

Wo es typischerweise hakt und was du zuerst angehst

Merksatz: Zuerst die schwächste Stufe reparieren, die am nächsten beim Geld liegt. Schliesst du schlecht ab, schickt mehr Reichweite nur mehr Menschen in Gespräche ohne Ergebnis. Fürs Gespräch selbst gibt es den Leitfaden für Verkaufsgespräche, für die Vorauswahl den Beitrag Coaching-Leads qualifizieren.

Warum du hier keine Branchen-Benchmarks findest

Ob eine Quote gut ist, hängt von Nische, Preis, Kanal, Vorwärme des Kontakts und deiner Strenge bei der Vorauswahl ab. Ein Premium-Coach mit Empfehlungen und ein Coach mit günstigem Plan über Werbung haben völlig andere Werte und können beide gut leben. Der einzige faire Vergleich ist dein eigener Vormonat. Und Vorsicht bei kleinen Zahlen: Bei sechs Gesprächen pro Monat verschiebt ein einziger Abschluss die Quote stark. Werte deshalb über vier bis acht Wochen aus.

Der Montags-Check in zwanzig Minuten

Eine Tabelle, eine Zeile pro Kalenderwoche:

Daneben führst du eine Liste mit einer Zeile pro Lead: Name, Datum, Quelle, Status (neu, qualifiziert, gebucht, erschienen, Kunde, verloren) und bei Verlust ein Stichwort zum Grund. "Zu teuer", "will nur vor Ort trainieren" und "nach dem Preis keine Antwort" verlangen drei verschiedene Lösungen. Ändere jeweils nur eine Sache, sonst weisst du nicht, was gewirkt hat. Die Spalte Umsatz zeigt dir nebenbei, wann du dich der MWST-Grenze näherst. Beginnt die Steuerpflicht, verlangt das MWSTG die Anmeldung innert 30 Tagen bei der ESTV an. Das ist keine Steuerberatung, Stand Oktober 2026, klär deinen Fall mit der ESTV oder deinem Treuhänder.

Fehler, die deine Zahlen wertlos machen

• Follower als Ziel: Eine Followerzahl ersetzt kein Akquisesystem.
• Definitionen wechseln: Danach ist jeder Trend unbrauchbar.
• Nur Abschlüsse erfassen: Du kennst das Resultat, aber nicht den Verbleib der anderen.
• No-Shows übersehen: oft die günstigste Reparatur im ganzen Funnel.
• Kanäle vermischen: Empfehlungen und kalter Traffic verhalten sich unterschiedlich, eine Quellenspalte hilft.

Wie Software beim Zählen hilft

Mit Trainera betreibst du eine Trainer-Website mit Paketen und einem Button für Coaching-Anfragen, damit alle Anfragen am gleichen Ort ankommen. Fragebögen sind in jedem Tarif dabei, auch in Free, und liefern die Antworten für die Qualifizierung. Automationen schliessen die Stellen, an denen Leute still verschwinden: automatische Antwort auf Anfragen, Follow-up-Sequenzen, Willkommensnachricht. Starter (ab CHF 19.90 pro Monat auf trainera.fit/pricing für die Schweiz) enthält 1 aktive Automation, Pro (CHF 49.90) 3, Business (CHF 99) 10 mit visuellem If/Else-Builder, Enterprise unbegrenzt. Sie laufen über In-App-Chat und Push, mit eigenen Konten auch über E-Mail, SMS, Viber oder WhatsApp. Mehr dazu im Beitrag Lead-Follow-up automatisieren.

Wenn ganze Teile des Systems fehlen

Manchmal gibt es kein einzelnes Leck, sondern es fehlen ganze Bausteine: kein klares Angebot, keine Vorauswahl, kein Follow-up, alles läuft über dich. Dann bringen zusätzliche Kunden vor allem Chaos. Hier setzt Advencio an, ein eigenständiges Unternehmen; eine Zusammenarbeit ist keine Bedingung für Trainera. Advencio startet mit einer Diagnose von Positionierung, Angebot, Content, Akquise, Leadqualität, Funnel, Vertrieb, Follow-up, Onboarding und Tracking. CRM und Tracking sind dort keine Bürokratie, sondern die Grundlage, um Wachstum mit Daten statt nach Gefühl zu steuern. Das passt zu Coaches, die bereits zahlende Kunden und Resultate haben. Kommen deine Leads über ein Gratisangebot, lies auch Lead-Magnet-Ideen für Fitnesscoaches.

Fünf Schritte für deine erste Tracking-Woche

1. Pro Stufe in einem Satz festhalten, was zählt.
2. Die letzten vier Wochen aus Nachrichten, Formularen und Agenda nachtragen, so gut es geht.
3. Quoten berechnen und die schwächste Stufe nahe am Umsatz markieren.
4. Eine einzige Änderung wählen, notieren und den Rest ein paar Wochen ruhen lassen.
5. Jeden Montag prüfen und die Änderung über vier bis acht Wochen bewerten.

Möchtest du deine Zahlen mit jemandem anschauen? Füll das kurze Diagnoseformular auf der Advencio-Seite zu Marketing für Personal Trainer aus und vereinbare ein kostenloses, unverbindliches Gespräch.