Word-Trainingsplan importieren: Anleitung Schweiz

Word-Plan rein, fertiger Plan in der App

68,6 % der Schweizer Fitnesscenter boten 2025 Personal Training an (swiss active, Eckdatenstudie 2026). Viele Trainerinnen und Trainer, ob im Center oder selbständig, haben über Jahre Programme in Word geschrieben. Wer auf eine Coaching-App wechselt, will diese Arbeit nicht abtippen.

Bei Trainera hängst du die .docx-Datei im Web-Dashboard an eine Nachricht an TRAI, den eingebauten KI-Assistenten, und schreibst, dass es ein Import ist. TRAI überträgt das Dokument Tag für Tag in einen Trainings- oder Ernährungsplan in deiner Bibliothek, oder in beide. Sätze, Wiederholungen, Pausen und Ruhetage bleiben so, wie sie im Original stehen. Pro Datei sind 5 MB erlaubt, gelesen werden bis 60'000 Zeichen Text. PDFs liest TRAI nicht, die speicherst du vorher als .docx.

Wer importieren kann und auf welchem Gerät

Der Dokumentimport ist eine Trainer-Funktion im Web-Dashboard und auf jedem bezahlten Trainer-Plan ab Starter verfügbar. TRAI arbeitet für Trainer nur im eigenen Konto: Es liest deine Kundschaft und deine Bibliothek, erstellt Pläne und speichert sie.

In der Mobile-App gibt es denselben Chat, aber die Anhangsauswahl nimmt nur Bilder. Eine Word-Datei muss also über den Browser hinein. Wer vor allem am Handy coacht, legt die Originale in einen Cloud-Ordner und erledigt den Import einmal am Laptop.

Bilder liest TRAI ebenfalls: Es überträgt den Text darauf und beschreibt sie. Ein angehängtes Bild kann auch Titelbild eines Plans werden. Für den Planinhalt selbst ist aber .docx das Format, auf das die Import-Anweisungen ausgelegt sind.

Was aus dem Dokument übernommen wird

Ein Import ist eine Abschrift, kein neuer Plan. TRAI behandelt das Dokument als diktierten Inhalt. Es ersetzt deine Übungen nicht durch eigene Vorschläge und fragt nicht nochmals nach Kalorien, Mahlzeiten pro Tag, Anzahl Tagen oder Zielen, denn das steht schon im Dokument.

Für Trainer mit eigenen Übungsvideos wichtig: Stimmt ein Übungsname im Dokument mit einer Übung deiner Bibliothek überein, verweist der Plan darauf. Übungen, die zur Referenzbibliothek von Trainera passen (über 1'800 Übungen), erhalten das offizielle Bild und Video. Jede Übung und Mahlzeit des gespeicherten Plans landet automatisch in deiner Bibliothek, ohne Duplikate beim Namen.

Der Import Schritt für Schritt

1. TRAI im Web-Dashboard öffnen und einen neuen Chat beginnen, damit sich ältere Gespräche nicht einmischen.
2. Die .docx anhängen, bei mehreren Plänen bis 4 Dateien in einer Nachricht.
3. Klar sagen, dass importiert werden soll, und allenfalls einen Titel nennen.
4. Zusammenfassung lesen. TRAI listet nach dem Speichern Titel, Tage und Einheiten auf und nennt, was nicht passte.
5. Plan in der Bibliothek öffnen und ein, zwei Tage mit dem Original vergleichen.
6. Zuweisen, wenn alles stimmt, in der App oder über TRAI, das vorher eine Bestätigungskarte zeigt.

Beispiel: Ein selbständiger Trainer in St. Gallen hängt seinen Kraftblock an:

"Importiere das als Trainingsvorlage. Übungsnamen, Sätze und Pausen genau übernehmen. Titel: Hypertrophie-Block A."

Beispiel mit einer Datei, die vier Wochen Ernährung und ein Programm enthält:

"In diesem Dokument stehen Ernährungsplan und Center-Programm von [Name]. Beides in meine Bibliothek importieren, noch nichts zuweisen."

Beispiel nach der Kontrolle:

"Weise Hypertrophie-Block A [Name] zu."

Dieser letzte Prompt verändert das Konto einer Kundin. TRAI zeigt deshalb eine Bestätigungskarte ("Ja, machen" oder "Nein"). Ein neu zugewiesener Plan ersetzt den aktiven Plan desselben Typs, darum die Rückfrage.

PDF, Google Doc oder Pages umwandeln

TRAI liest heute keine PDFs. Jedes übliche Format lässt sich aber schnell in .docx umwandeln:

• Google Docs: Datei, Herunterladen, Microsoft Word (.docx). Die Optionen beschreibt die Docs-Hilfe.
• PDF: Word öffnet eine PDF und wandelt sie in ein bearbeitbares Dokument um. Schritte und Grenzen (komplexe Layouts können verrutschen) erklärt Microsoft unter Eine PDF bearbeiten. Als .docx speichern und die Tabellen kurz prüfen.
• Apple Pages: ins Word-Format exportieren.
• Tabellenkalkulation: als .csv exportieren, das liest TRAI als Textdatei.

Warum .docx so gut klappt: Es ist ein offenes, dokumentiertes Format (ECMA-376, Office Open XML), Text und Tabellenstruktur lassen sich zuverlässig lesen. Eine PDF ist für den Druck gemacht und verliert oft die Zeilenstruktur, von der ein Plan lebt. Bei wenigen Zeilen kannst du den Text auch direkt in den Chat kopieren.

Das Dokument vorbereiten

Je klarer die Struktur, desto weniger musst du nachher kontrollieren. Probleme machen selten die Übungen, sondern Layout-Gewohnheiten, die auf Papier gut aussehen.

• Eine Überschrift pro Tag, etwa "Tag 1: Oberkörper" und "Tag 2: Ruhetag". Ruhetage ausschreiben.
• Ein einheitliches Format für Sätze und Wiederholungen, zum Beispiel 4 x 8-10, Pause 90 s.
• Echte Übungsnamen. "Langhantel-Kniebeuge" findet eine Bibliotheksübung mit Video, "die übliche Kniebeuge" nicht.
• Tagessummen bei Ernährungsplänen, etwa 2'200 kcal und 160 g Protein. Die Makroschätzung richtet sich danach.
• Eine Kundin oder eine Vorlage pro Datei. So bekommst du getrennte Zusammenfassungen.
• Nachverfolgte Änderungen annehmen oder ablehnen, damit gelöschte Zeilen nicht im Plan landen.

Nach 60'000 Zeichen wird abgeschnitten. Für einen Plan ist das viel, ein ganzes Trainingsjahr in einer Datei kann aber darüber liegen. Teil es dann nach Block oder Phase auf.

Kundendokumente, Sicherheit und revDSG

Angehängte Dateien gelten als Referenzdaten, nie als Anweisungen. Steht in einer alten Datei "an alle Kunden senden", schreibt TRAI deswegen niemandem. Nur deine eigenen Nachrichten zählen als Auftrag, und Änderungen an Kundendaten laufen über eine Bestätigungskarte. Der Import in die Bibliothek ist das einzige Speichern ohne Karte, weil er nur einen Plan hinzufügt und bei keiner Kundin etwas ändert. Das ganze Sicherheitskonzept beschreibt warum TRAI deine Daten nicht löschen kann.

Alte Kundenpläne enthalten oft Gesundheitsangaben wie Verletzungen, Medikamente oder Gewicht. Nach dem Schweizer revDSG sind Gesundheitsdaten besonders schützenswert (Art. 5), und wo eine Einwilligung nötig ist, muss sie ausdrücklich erfolgen (Art. 6). Als Trainer bist du Verantwortlicher für diese Daten. Lade nur hoch, was du für den Plan brauchst. Keine Rechtsberatung, Stand Oktober 2026: Im Zweifel klärst du das mit einer Fachperson oder schaust beim EDÖB nach.

Die Fusszeile im Chat erinnert daran, dass KI Fehler machen kann. Für einen importierten Plan heisst das: öffnen und mit der Quelle vergleichen, bevor jemand danach trainiert.

Was der Import nicht macht

• Keine PDFs; umwandeln in .docx oder .txt.
• Keine Dokumente in der Mobile-App, dort nur Bilder.
• Keine Spracheingabe; TRAI ist ein Text-Chat.
• Kein automatisches Zuweisen; der Plan bleibt in der Bibliothek, bis du zuweist, und TRAI fragt vorher nach.
• Kein "Verbessern" beim Import. Änderungen verlangst du danach, etwa einen Tag neu bauen oder eine Woche anhängen, wie in einen KI-Plan Tag für Tag bearbeiten beschrieben.

Alle Grenzen stehen in was TRAI nicht tut.

Was ein Import kostet

Eine Nachricht ist eine Anfrage, ein Dokumentimport kostet also eine Anfrage aus deinem Monatskontingent. Sie wird beim Senden reserviert und gutgeschrieben, wenn der Durchlauf scheitert oder nichts liefert. Ein Klick auf Ja oder Nein in der Bestätigungskarte setzt dieselbe Anfrage fort und kostet nichts zusätzlich. Pro Anfrage sind bis 10 Agenten-Schritte und 20 Tool-Aufrufe möglich, genug für ein Dokument mit Ernährungsplan und Programm.

Die Frankenpreise stehen auf trainera.fit/pricing für die Schweiz; jährlich zahlst du etwa das Zehnfache des Monatspreises. Am Limit meldet TRAI, dass das monatliche Kontingent aufgebraucht ist und sich im nächsten Monat zurücksetzt. Der Zähler läuft pro Kalendermonat.

Beispiel: Der Trainer aus St. Gallen will 30 alte Pläne umziehen. Auf Starter bündelt er bis 4 Dateien pro Nachricht und verteilt den Rest auf einige Tage, oder er nimmt für den Umzugsmonat Pro.

Checkliste für den Wechsel von Word in die App

1. Pläne sammeln, PDFs und Google Docs in .docx umwandeln.
2. Layout aufräumen: Tagesüberschriften, ein Format für Sätze und Wiederholungen, Tagessummen bei Ernährungsplänen.
3. Im Web-Dashboard importieren, bis 4 Dateien pro Nachricht, jede Zusammenfassung auf Lücken prüfen.
4. Jeden Plan stichprobenweise mit dem Original vergleichen.
5. Pläne einzeln zuweisen und jede Karte bestätigen.

Ziehst du gleichzeitig Kundschaft von einer anderen Plattform um, hilft wie man die Coaching-Plattform wechselt, ohne Klienten zu verlieren. Das grössere Bild zeigt wie ein KI-Assistent für Personal Trainer Klientenpläne schneller erstellt, und wer alte Programme ohnehin überarbeitet, prüft sie vorher mit wie man ein Trainingsprogramm schreibt.

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